活动新闻 | 史上最全的公关活动操作指南(下),值得收藏

      做活动的应该都清楚,企业办一场公关活动往往需要大量的财力、物力、人力的输出,更害怕的就是在举办公关活动期间会遇到很多意识不到的问题,例如:怕流程出错、现场出现让领导不满意的地方、预算不够、活动效果不好、甚至可能在现场出现让自己措手不及的事件发生,那该如果避免这些问题呢,活动管家来告诉你,继上篇(史上最全的公关活动操作指南)之后,今天给大家分享关于公关活动中的执行流程和需要注意到的细节。

 

公关活动执行流程分为以下几个大步骤;

一、场地布置

二、活动彩排

三、活动管理

四、费用清单

五、会后总结

 

一、场地布置

俗话说得好“万事开头”, 公关活动难就难在选场地和布置上面,那么该如何学会和场地方沟通呢,首先要做好场地前期的考察和确认工作;

1、确定公关活动的布置时间;

2、确定进场路线、例如,停车区域,卸货区域、是否有货梯,能通过物料的体积;

3、确定活动用电量、开关闸的位置;

4、确定客梯、楼梯、安全出口的位置;

5、确定特邀嘉宾的座位席以及休息室;

6、确定嘉宾签到台、展示区的位置;

7、确定座椅数量、摆放方式和座椅的样式;

8、确定嘉宾走动区域、茶歇位置等;

9、确定现场是否有网络以及覆盖情况;

10、确定现场灯光位置和调试方式;

11、确定空调温度、讲台位置和高度;

12、确定停车场位置和数量;

13、确定现场各供应商负责人位置;

 

其次就是活动中所需的物料制作上的最终核对,如果提前检查出来也好抓紧时间进行更换;

1、仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期以及时间;

2、把握喷绘制作的质量,及时补救,如需要重新喷绘、调整颜色和加工制作等;

3、核查现场使用的材料是否真实;

4、工程预期是否按预期施工;

5、施工人员是否全部到位,对接施工负责人;

6、高规格的场地方可能需要施工人员的身份证和照片;

7、制作施工物料清单进度表,是否按期完成并确认返工的时间差;

8、现场可以多准备一点各种颜色的双面胶或透明胶之类的,一些辅助小工具尽量多带;

 

接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的施工项目完成情况;

1、运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;

2、定好舞台、主背景板位置,测量前后的间距;

3、签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;

4、活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;

5、控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;

6、现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗;

 

到这里基本上场地搭建施工搭建工作基本完成了,但是你以为这就够了吗,还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节,例如:

1、音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;

2、接收主办方提供的客户资料,如:礼品袋、资料等等;

3、将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;

4、检查活动当中所需的道具;

5、所有物料的画面、摆放位置是否正确;

6、嘉宾进会场路线上是否有杂物或者地毯有瑕疵的地方;

7、检查出问题应及时纠正;

 

二、活动彩排

1、首先确认所有的彩排人员是否全部到位;

2、确认舞美灯光、音响设备调试到位;

3、确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;

4、确定VIP嘉宾名单无误;如有改动及时和主持人沟通到位;

5、确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;

6、最后检查一下会场地面是否保持清洁;

活动彩排流程完成之后可以好好休息下,或者找个没人的地方稍微眯一会,接下来就是坐等活动开始啦!

 

三、活动管理

会前

1、安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节;

2、安排专门人员接待VIP嘉宾,(具体可以和客户沟通);

3、安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花;

4、安排礼仪人员引导嘉宾入场就座;

 

会中

1、安排工作人员为嘉宾开门关门;

2、活动开始前,和所有工作人员提前五分钟进行确认;

3、灯光show走起、音乐走起,主持人上场;

4、会中各种环节应安排各工作人员注意相关工作,如果有颁奖环节需要礼仪协助;

5、安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影;

 

会后

1、VIP嘉宾离场时,安排专门按电梯或者有专车接送;

2、嘉宾全部离开场地之后,就开始撤展,并嘱咐施工人员注意安全;

3、与酒店进行场地费用结算,以及其他产生的明细清单;

4、提醒客户余下的资料是否要打包带走;

5、原路带回自家的物资,并检查是否有遗留之物;

 

四、费用清单

每场公关活动结束后都需要有一份详细的费用清单,一般会后的费用清单包括以下三种;

1、活动尾款催收

2、演艺人员费用

3、物料制作费用。

为了做到活动成本的精准度,尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中,你会发现有很多事项都要纳入到成本中,要注意不断更新成本表,根据变化增减相关项目产出的费用。

 

五、会后总结

活动公司学会做会后总结很关键,并不是活动做完了就不管不问了,而且需要收集一些活动后的反馈数据,为下次活动积累宝贵的经验,同样的错误决不能出现在下次活动身上。

1、收集活动的拍摄照片和视频;

2、提交客户满意度调查表,并抄送给上级领导;

3、媒体新闻通稿的收集。整理归档发给客户;

4、结算活动尾款费用;

5、针对此次活动进行活动总结;

 

根据墨菲定律“任何事都没有表面看起来那么简单,会出错的事总会出错,如果你担心某种情况发生,那么它就更有可能发生”基于这几点用于在公关活动当中是最好的活动执行口号。

 

以上就是关于公关活动中执行层面的步骤和注意细节。希望对大家有所帮助。

 

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