活动新闻 | 一家活动公司如何成功完成一场MICE性质的IFCBA国际大会

     上个月16日至21日,国际报关协会在上海举办了2016报关国际年会,来自20多个不同国家, 500多位全球来宾齐聚一堂,30多位领导嘉宾作重要演讲,会议持续五天,全程中、英、日、葡四种语言进行会议同传,上海市副市长、杨浦区政府领导、海关总署署长、均出席开幕式,大会流程包括三天的主会场会议、一天理事会会议、两场招待晚宴、半天企业交流会、一场浦江夜游、一天苏州旅游、多场签约、会晤、考察、招待等等近十多项大会及大会周边活动,吸引了20多家主流媒体现场报道,央视新闻直播间更是进行了主题报道。          

这样一场全球性的会议,内容之多、范围之广,实属一场典型的MICE性质的国际大会,或许你会想,是谁筹备和策划了这场大会?一定是一家经验丰富的MICE公司吧?又或者是一家知名的公关公司?还是一家牛逼的广告公司?

NoNoNo,其实最终这场大会,是由一家专业的活动公司,全权代理了整个大会的筹备、策划和执行。

首先还是先来给大家科普一下:什么是IFCBA会议?

IFCBA国际会议,是国际报关同盟组织每年一度的全球性国际年会,国际报关同盟简称IFCBA,上一次大规模举办是在2014年的韩国首尔,今年5月在上海是首次在中国举办,同时也是国际报关行业会议中参会人数最多、规格最高、范围最广、内容最丰富、形式最多样的一届盛会,,本次大会由IFCBA国际报关协会、CCBA中国报关协会主办,上海欣海报关有限公司承办,多家赞助商共同协办,活动管家作为本次大会的代理方,全权代理了本次会议的统筹策划、供应商管理、财务管理、会务执行等大会活动内容,并且顺利完成。

从初次接洽再到方案执行,整个会议筹备期长达9个月之久,活动管家作为本次大会的代理方,代理工作不仅仅只包含会务活动,还涉及到了参会者报名、缴费、财务管理、酒店入住接待、VIP接待、外宾接待、赞助商权宜、接送机、旅游、翻译等等各项大会周边,在这期间经历了好几次方案更改、供应商更换、设计改动项目变更,不得不说这确实是一场名副其实的国际性MICE会议,而我们作为一家重度垂直做活动的公司,代理的很多服务项目其实都超出了我们的服务能力范畴。 

可为什么我们还是会成为这次大会的代理方?主办方为什么会选择我们?我们的优势在哪里?筹备中又遇到过哪些问题?活动公司到底能不能驾驭MICE大行业范畴?活动管家到底靠不靠谱? 

为此,让我们来一个会议筹备的大回顾吧!接下来小编将会以不同的阶段分别阐述整个项目的筹备过程,带大家一同走进“一家活动公司是如何成功完成一场MICE性质的国际大会”背后的故事。

 

一、 接洽初期。关键词:快速、积极、主动

首先,是接洽初期,每一个案子在接洽初期时,其实都是需要项目管理者用心对待的,就好像男女第一次见面,第一印象非常重要,它潜在的决定了客户对你专业度和响应度的第一感受,甚至在后期的方案对决PK当中非常加分。在本次大会的接洽初期,我们给出了三个重点关键词:快速、积极、主动。

 

先说快速:20158月活动管家接到了这个项目,当时的项目讯息是:一家报关企业要做一个有外宾参会的大型会议,并且需要接送机和外地旅游的方案,需要一家有过涉外活动的会务公司做方案策划并尽快报价。项目管理者在拿到客户信息后就立刻跟客户进行了电话沟通,当时跟客户对接的是承办方市场部的一位C先生,通过跟C先生的电话沟通,项目管理者立即在内心快速给这个项目做了三点定位:一、通过C先生对会议的描述和对会务公司的需求判断,C先生为甲方公司的人员,二、这是一场国际性的高规格会议,会议要求一定远远不止会务活动这么简单,三、既然客户是从网络广告搜索到活动公司并要求提案和报价,那就说明客户暂时没有指定供应商,一定是有竞标的机会的。

Tisp:服务性活动行业,“主动”一定是头把撬开项目大门的钥匙之一。

 

        再说积极:于是项目人就立即加了C先生的QQ,并开始根据他所描述的讯息,开始搜集客户公司、国际报关协会、以及一切与报关相关的行业信息,再次进行第二次更详尽的沟通,在这一次沟通中了解到C先生的上级是做会议统筹安排的,方案要经由C先生递给他的上级G经理,再递交给做决策的总经理,这是项目人了解到的很重要的一个客户讯息,了解到这一点后,我们在后期方案策划中也一直积极的跟C先生保持沟通的频率,希望能够得到他上级的准确反馈。

    Tisp:积极啊各位,你不抢先一定有人抢在你前面,客户一定是多家选择,优先择录,但积极不一定是要时常联系客户,而是积极寻求项目讯息,找合适点与客户一直保持沟通。

 

        第三点主动:在了解到这些准确的信息后,项目人主动跟上级们汇报了这些讯息,并且希望他们能够重视这个项目,并在方案制作上请团队重点对待,于是一个活动小组迅速组成,并在很短的时间内就完成了会议主KV设计和方案流程规划,方案完成非常完整,并且效率非常高。

Tisp:你看,正因为我们快速响应了客户,积极的跟进和沟通,并主动形成团队讨论协商,让我们在当时同时提供代理服务的各家服务商PK中,第一轮第一个提交了并且是最完整的首个方案,正是这一点让客户印象很好,并非常清晰的记住了我们。

 

二、 方案策划与报价。关键词:方案抓重点、报价显优势

说到方案与报价,正是一个项目的灵魂,它直接决定了整个活动的走向和气场,好的方案策划和精准的报价,会让客户在活动筹备前期的时候就能够完全信任你的专业度,并在活动理解上与你达成一致,哪怕后期再做修改调整,客户与你都是在同一个纬度在进行沟通与交流。在本次大会的方案策划与报价中,我们给出的两个重点关键词是:方案抓重点,报价显优势。

 

先说方案抓重点:在方案制作的过程中,我们除了拿手的大会氛围设计和会务流程安排之外,当时客户的重点在于接送机安排和苏杭旅游这两块方案,由于这不是我们的强项,所以我们直接请到长期合作方的旅游第三方来代理旅游项目,所以在当时的方案制作当中,旅游这一块我作了重点制作和推荐,并且明确说明是由专业的第三方供应商来代理,给到客户他最想要看到的方案细节和供应商推荐。

Tisp:其实不一定要大包大揽,专业的人做专业的事,你既然是做垂直活动的,那么旅游这一块一定不是你的强项,与其包下整个摊子,不如分出几块,给到最适合的行业同伴一起干,既省力又稳妥。

 

第二点报价显优势:由于这场会议的知名度,当时竞标的行业公司不在少数,在报价制作时我们进行了多天会议的成本核算,同时也将报价原则定在了要有一定优惠价格的原则上,因为我们清楚我们的优势不在于MICE活动经验,所以必须要在价格方面给到客户最大的空间,让我们的优势能够在最大程度上放大。而这一点也在日后的提案过程当中也确实争得了不少分数。

Tisp:不得不说,价格仍然是所有行业最能左右客户的筹码啊,特别是活动行业,传统的成本核算和报价潜规划已经快要跟不上这个行业发展的步伐,尽快找出最有利的办法替你的客户省钱,才是打破传统的最佳利器。

 

三、 提案与跟进。关键词:准备充分、角色变换、态度诚恳、不放弃

最漫长的过程之一,就是接下来的提案与跟进了。在近四个月的合同敲定前期,我们经历了几次大起大落,几经觉得快要提案成功却又失之交臂,正要心灰意冷时又柳暗花明,回观历程,其实是场特别有意思的活动收获。在这里我们给出四个词汇:准备充分、角色变换、态度诚恳、不放弃。

 

先说准备充分:大的提案我们总共进行了两轮,两轮提案我们都慎重对待并准备充分,并且我们也分别在各个大大小小的会议中,根据会议需要,分别“征用”了公司的各位总监和团队一同前往,目的也在于想让客户知道我们的团队优势以及重视程度。

Tisp:团队也不能一直躲在幕后,像这样的大会筹备,例如设计或执行需求上进行到了一定深度时,一定是需要团队中的负责人和客户面对面沟通的,如果可以,在准备充分的情况下,在筹备初期就以团队成员出击,一个好汉三个帮,多人头脑风暴一定比单打独斗强。

 

接下来说到角色变换:整个方案在提案的过程是比较漫长的,从提案到敲定合作,中间经历了好几个月,回观过程,其实我们的角色经历了几次大的变更,从一开始的全权代理,到中途的推荐其他供应商代理,再到最后的全权代理,虽然角色几经变更,但是究其根源,在角色变化的过程当中,我们是始终站在客户的角度去考虑并推荐的。

Tisp:谁都想做全权代理,但是若能站在更高点来考量:一、谁来做这个全权代理更专业更合适?二、谁来做这个全权代理为客户更省成本?当我们在真的为客户考虑这个问题的时候,其实已经体现了我们的专业和用心,客户当然能感受到。

 

接下来是态度诚恳:我们是一家专业的活动公司,但是本次大会的性质其实远超于我们公司的业务范畴,它囊括了太多MICE行业的众多专业领域,我们在提案的过程当中,也遇到了很多强劲的对手,但是在这期间,我们还是始终高度响应,积极配合客户的各种会议要求,包括客户来公司考察,我们也提前做好准备工作,并请部分合作方和供应商过来一同与客户开会讨论。

Tisp:没有人会讨厌一个态度认真,诚恳做事的服务商,即便你的经验可能会差那么一点,但只要主体服务是专业的,态度诚恳去争取,哪怕这次没有成功,下次客户也会想起你啊。

 

最后是不放弃:其实提案到敲定的最后一个月的时候,客户已经通过前几个月筹备,成立了他们内部的大会工作组,在第三方的选择上,也有了众多专业公司的选择,在冷落了我们大概2个月左右之后,当时我们已经认为不太有希望争取得到这个项目了,所以后来专门我们发了一封感谢邮件给到客户,感谢她在提案过程当中对我们的信任,并希望她能够顺利找到供应商并圆满完成会议,在这封邮件发出之后,客户很快回了邮件表示感谢并希望有机会合作,于是我们又继续跟进,得知客户仍未选定第三方,在我们不断继续的跟进后,最终终于在2015年年底基本敲定了合作意向。

Tisp:放弃特别容易,但加上个“不”字,就如同上坡路一般,一念觉得累停下,也许就真的差那么几步你就登不了顶。活动当中的跟进期就像上坡,别怕坡长,只要不放弃的跟进,才有机会登顶。

 

四、 筹备期。关键词:全局观、赞助商权宜、时间推进表

筹备期,最漫长的活动过程之二,由于筹备事宜太多,所以我们挑选了三个比较有代表性的,不同于一般活动公司筹备重点的关键词:全局观、赞助商权宜、时间推进表。

 

先说全局观:在敲定了合作意向后,我们与客户开过几次会议,每次会议下来都觉得挫败感十足,因为在去之前我们认为已经准备的很充分了,可是会议中讨论的事宜远远超出我们的准备,两次会议下来,我们意识到以往的工作活动习惯让我们只关注到活动本身,而我们这次的角色是大会全权代理,是要涉及到大会以及大会周边的所有事宜,我们必须要站在更高的层面去考虑问题,并给到客户更专业的建议。所以我们立即转变垂直活动筹备的固有思维,在后面的筹备过程当中,一边做会务活动的推进事宜,一边做各种会议周边筹备计划,包含了大会的主体统筹与所有供应商统筹,将这些都写入计划书和方案推进表,并统筹起来给到客户选择,总体来说,就是把所有供应商需要考虑的问题都要装到脑子里,并且落地到实际的执行表单当中去。

Tisp:活动公司的服务理念是活动本身,而一场MICE活动涵盖的东西不止活动主体,还包含了好多活动周边,在筹备过程中,若没有全局观,是没办法推进活动及活动周边事宜的。

 

再说赞助商权宜:在赞助商权宜上,本次大会在各个环节都有赞助商赞助,赞助总费用也达到了近100多万,比重非常大的,如此多的赞助商权宜安排,活动公司如何做到专业有序的统筹和安排?我们给出的建议是:一、梳理。在招商初期,一般在招商初期,主办方是迷茫的,有的主办方有资源,有的没有资源,例如这一次的主办方是有较丰富的资源,但是不知道该如何调用和争取,所以我们先要搞清楚主办方有哪些资源,然后我们帮助他们做一下招商资源的梳理,再给到他们合理的建议;二、整合。根据大会的会务规模和资源整合,协助主办方拟定一套可以落地的赞助商权宜,“可以落地”非常重要,因为在这一点上是跟大会的会务筹备是同步的,也就是说前期的规划赞助商权宜的时候,就要考虑到这些权宜可否落地,并且要考虑到权宜的费用高低与权宜的落地需要匹配;三、敲定。在招商的推动过程当中,要根据赞助商实际情况的逐一敲定,完善赞助商落地权宜的细节,本次活动中在现场中也出现了一些赞助商权宜落地不完善的细节错误,也是因为在前期的推动敲定当中没有做完善;四、落实。尽早跟赞助商对接,例如展商资料、会刊内页资料、等等有关设计方面的对接越早越好,做一个赞助商权宜落地细节表,使得主办方也能够有足够的时间与赞助商沟通,也能争取到更多的赞助商。

Tisp:最好专门分一个小组来对接赞助商权宜,这涉及到前期规划和后期落地执行,是一项复杂的统筹工作,赞助费超100万的大会需要成立赞助商工作小组,专门服务赞助商对接。

 

再者是时间推进表:在时间推进表这个表单制作上,经历了好几个大的改动,首先,我们之前传统的时间推进表是完全不能满足这次大会的筹备要求的,因为完全 是从会务角度出发,所以在跟客户几次的沟通会议下来,最终由客户主导,出了一版全面版的会议所有事项时间推进表,这里面包含了会议各方的筹备事项和推进时间点,人员方面涵盖了欣海会务组、独秀会务组、翻译人员、志愿者、等等其他所有供应商。

Tisp:由此我们可以总结出,在这样的MICE性质大会的筹备初期,我们不需要制作太过详细和偏现场的事项推进,而是要罗列出大会在筹备期的大事件推进点及事件负责人,在后期筹备的推进当中,逐渐将大事件明细化,拆分为一个个事项,逐一推进,要告诉并引导客户,在每一个阶段的事件推进重点是不一样的,总结一句话,每一个时间推进阶段都有侧重点,初期抓全局重点,中期抓负责人推进,后期抓现场细节。

 

五、 执行期。关键词:国际化、VIP、掌控力、应变能力

终于来到了大会的现场执行期,这简直就是一场战斗,但对热爱活动的小伙伴们来说,又是一场盛宴。因为每天都在见证着前期的策划和筹备变成现实。我们针对这场MICE性质的会议,总结了四个关键词:国际化、VIP、掌控力、应变能力。

 

第一点国际化会议:本次会议来宾有一半是外宾,并且有四种语言同步会议,所以这需要会务组考虑到一个非常重要的问题,就是在会务的方方面面,都要考虑到国际惯例,比如:参会的20多个国家代表的座位排列顺序需要按什么标准?来宾签到时身份的识别如何规划?餐饮的安排要考虑到宗教信仰?每一个国家的语言语种都要考虑周全?这里举一个失误的小例子:参会人员的证件我们在前期分为了VIP嘉宾(Guests)和参会者(Visitors),旨在把领导和参会者区分开,但是在第一天签到时遇到了来参会的外宾,认为他不能带普通参会证,也就Visitors,单词直译过来是外访者,但在我们这里是把他规为了参会者。产生这样的问题是因为我们没有站在国际会议的角度去考虑会议细节。

Tisp:国际会议一定需要严谨的外语指导,在会议的方方面面都需要体现。

 

第二点VIP接待:本次会议的VIP主要有这样几类:政府领导、协会领导、企业领导、重要外宾。这样的组成使得所有的VIP服务都要围绕一个主题:谁为主导?这体现在会议的方方面面,会谈会晤、各国会见、签署协议、等等,在这些活动中,领导的级别,桌次的摆放,礼仪的指引,都需要根据“谁为主导”来展开一系列的安排,主线领导的时间与动线安排出来后,其他的人员安排全部依次开来,主线领导的流程清晰畅通了,VIP接待的常规要求照做就没问题了。

Tisp:不是每场有VIP的会议都是这么安排,需要根据当下的实际情况进行调整。稳妥的建议是:企业方听协会方,协会方听领导方,领导方会依活动主题安排与主办方协商,而我们活动方则需要听主办方和承办方。

 

第三点掌控力:听起来是个很虚的词,但这词若要放在在活动现场当中解释,那必定是:抓清活动现场重点的能力。作为项目管理人,你一定要清楚的知道今天这一场活动当中,最重要的那几个点在哪里?并且预见到这几点可能会出现的问题?然后做好备案并安排好执行人员分别管控这几个点。在会议现场项目负责人一定是满场“游走”,但会在每一个重要的点的时刻出现,确保重点流程不出错。

Tisp:有强大掌控力的前提是:流程内容已烂熟于胸,专业知识已装在脑中。

 

第四点应变能力:没有人是机器猫小叮当,但是活动现场有时候真就需要这样的能力,客户的要求无非两点:快速的,满足他。所以,活动管家的建议是,一、多想。多想客户想的那个点,甚至超出他想的,你觉得会出错的或会更改的,那99%都会。二、多做。提前把备案做好,积极的想办法,就算你觉得无法完成,但也要去做,因为客户要的不是“对不起我办不到”,而是“好的我尽力想办法”。

Tisp:小叮当也有做不到的时候,但如果可以在前期多充分考虑,最好别做小叮当,紧急补救成功对于一个专业的项目管理人并不是件值得炫耀的事儿。

 

以上就是活动管家作为一家重度作垂直活动的公司,在历经了9个月的史上最漫长活动筹划过程后,成功完成了一场MICE性质的国际大会的一些感想,愿给那些想要完美筹划大型MICE活动的专业活动人们一些经验,也让大家相信,活动公司也能做MICE

 

 

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